Hoe organiseer ik mijn website redactie?
Het aanschaffen van een CMS vormt voor veel organisaties aanleiding om eens goed te kijken naar hun specifieke redactieproces en de organisatie daarvan. Het resultaat kan zijn een herdefiniëring van taken, functies en rollen binnen het redactieproces om uiteindelijk te voldoen aan de doelstellingen van de online communicatie. Smartsite biedt een aantal functionaliteiten om het redactieproces en de organisatie daarvan te faciliteren.
Redactie ondersteuning
- Webbased redactie- en beheeromgeving, met uitgebreide WebEditor om teksten van opmaak te voorzien;
- Inline editing om redactie te voeren op al geplaatste content;
- MS Word integratie zodat maximaal gebruik gemaakt kan worden van reeds beschikbare content in de vorm van Microsoft Word documenten en vaardigheden;
- Rijke import functionaliteiten om bestaande documenten in Smartsite te kunnen onderbrengen (Microsoft Word, XML, HTML, tekst, etc..);
- De Formulieren manager biedt redacteuren en functioneel beheerders de gelegenheid om zelf formulieren te definiëren;
- De Image Server helpt om verschillende afmetingen afbeeldingen vanuit centraal beheerde bronafbeeldingen weer te geven.
Vanzelfsprekend biedt Smartsite ook functionaliteiten voor decentraal contentbeheer, versiebeheer, auditing en stylesheet management. Dit alles wordt geboden in een zeer gebruiksvriendelijke en herkenbare user environment die vergelijkbaar is met de bekende MS Office omgeving.
Organisatie ondersteuning
Een efficient redactieproces levert op het eerste gezicht een aantal belangrijke voordelen op zoals: tijdwinst, draagvlak, consistentie en uniformiteit, bewaking van de huisstijl en zodoende kan er meer rendement gehaald worden uit de content. Belangrijke tools om de organisatie van een redactie te ondersteunen zijn:
- Workflow management, waarmee de werkstromen van afzonderlijke informatiesoorten te geleiden is;
- Taskmanagement, waarmee redacteuren zichzelf en anderen taken kunnen stellen om de redactionele werkzaamheden beter te organiseren;
- Versiebeheer en auditing, waardoor altijd kan worden teruggegrepen op eerder gepubliceerde informatie en waardoor inzicht kan worden gekregen in het moment waarop een nieuwe versie werd gepubliceerd;
- Rolebased management, een krachtig hulpmiddel om iedere betrokkene te voorzien van de juiste rechten en de daarbij passende content management gereedschappen.
Nevenstaande afbeelding geeft een eenvoudige werkstroom weer. In de praktijk kunnen deze werkstromen of workflows aanmerkelijk complexer worden. Naarmate het belang van accurate content groter is, zal een zorgvuldiger goedkeuringsproces plaatsvinden. Dankzij workflow management laat dit proces zich helemaal inrichten naar uw organisatie.
