Syntrus Achmea werkt met kennismanagement omgeving op basis van Smartsite

Pensioenbeheerder Syntrus Achmea heeft een kennismanagement omgeving laten realiseren waardoor de klant beter en sneller wordt bediend. Imtech ICT Velocity is de partner die in opdracht van Syntrus Achmea voor het pensioenfonds PME (metalektro industrie) deze omgeving heeft ontwikkeld. De omgeving is opgezet op basis van Smartsite iXperion.

"Door inzet van dit systeem hebben we op de eerste plaats een product gemaakt voor de klant PME, waarmee we hebben voldaan aan een dringende behoefte om de pensioenregeling en alle bijbehorende beleidsmatige informatie elektronisch toegankelijk te maken op een gebruiksvriendelijke manier. Ook kunnen onze eigen medewerkers d.m.v. deze omgeving efficiënter toegang krijgen tot informatie die voor een goede uitvoering van de pensioenadministratie noodzakelijk is", aldus Frank van der Putte, Fondsmanager PME.

Probleemomschrijving

Om een goede uitvoering van het pensioen te kunnen garanderen, is het voor medewerkers van Syntrus Achmea belangrijk te beschikken over de juiste informatie. De kennis over het pensioen is verwerkt in vele verschillende bronnen zoals reglementen, bestuursstukken, notities,  jurisprudentie, etc. Tot nu toe was het vinden van de juiste gegevens en gerelateerde informatie een complex proces waarmee veel tijd gemoeid was. Bovendien was het voor de bestuurders van het pensioenfonds zelf, niet mogelijk om de relevante reglementen en bestuursstukken te raadplegen.

Om deze situatie te verbeteren ontstond de wens voor een digitaal systeem waarmee de beschikbare kennis op een slimme wijze ontsloten zou worden. Dit digitale systeem zou niet alleen voor de uitvoerders maar ook voor de bestuurders van het fonds toegankelijk moeten zijn.

Smartsite iXperion

Om de gegevens op een slimme manier te ontsluiten en te zorgen voor een omgeving die eenvoudig beheerd kan worden, is de keuze gevallen op Smartsite iXperion. Dit Nederlandse product is bijzonder geschikt om te fungeren als kennisbeheer omgeving. Het systeem bevat vele functionaliteiten voor efficiënt content beheer, een krachtige redacteuren omgeving en workflow functionaliteit om het redactieproces aan te sturen. Naast tekstpagina’s kunnen via Smartsite ook achterliggende documenten worden toegevoegd. Het is bovendien eenvoudig om relaties tussen onderwerpen en/of documenten te leggen en dossiers over specifieke thema’s op te bouwen. Met een goede inrichting van de zoekmachine is het ontsluiten van al deze gegevens bovendien eenvoudig te realiseren.

Het project

In de eerste fase van het project, de ontwerpfase, is in nauwe samenwerking met de opdrachtgever een functioneel ontwerp gemaakt. Belangrijke aspecten die hierbij aan de orde kwamen, zijn: zoeken en vinden van informatie, onderscheiden van de diverse soorten documenten, automatisch tonen van gerelateerde gegevens en het structureren van informatie op basis van thema’s.

Imtech ICT Velocity heeft vervolgens de kennismanagement omgeving gerealiseerd en na uitvoerige testsessies opgeleverd aan Syntrus Achmea. Vervolgens is met behulp van een training op locatie een goede overdracht gerealiseerd.

Het project is tegen een fixed price aangeboden en gerealiseerd. De omgeving is na oplevering door Imtech ICT Velocity in beheer genomen. Hiermee is Syntrus Achmea voor dit project volledig ‘ontzorgd’.

Het resultaat

Het pensioenbeheer is door inzet van dit systeem een stuk eenvoudiger geworden. “PME is blij met de kennismanagement omgeving. De pensioenconsulenten van het fonds hebben zo snel toegang tot alle informatie die voor hen belangrijk is om werkgevers en werknemers snel te informeren en adviseren over allerlei pensioenaangelegenheden.  Ook onze medewerkers zijn erg enthousiast over het werken met de kennismanagement omgeving. Doordat de juiste informatie snel gevonden wordt zijn we in staat de deelnemers van het fonds beter en sneller te bedienen. We zijn erg enthousiast over de samenwerking en het resultaat. Het levert ons aantoonbare resultaten”, verteld Frank van der Putte, Fondsmanager PME.

Vanwege het succes van de kennismanagement omgeving voor het pensioenfonds PME wordt de kennismanagement omgeving nu breed uitgerold in de organisatie. Het is de bedoeling dat binnen een jaar alle pensioenfondsen die beheerd worden door Syntrus Achmea, op deze manier werken.

Gepubliceerd: 12 oktober 2009 -

terug naar nieuws